Necesitatea schimbarii aplicatiei ERP este o problema subiectiva: clientul va tinde sa minimizeze sau chiar sa nege aceasta nevoie, argumentand ca ERP-ul anterior nu a fost inca amortizat; dimpotriva, realitatea pentru furnizor va tinde sa fie inversa. Cu toate acestea, ambele parti sunt de acord ca lucrul cu ERP invechit poate avea efecte cu adevarat daunatoare asupra performantei si productivitatii afacerii.
Unde este problema? In investitia mare ceruta de aceasta schimbare. Lipsa de finantare si de resurse de care sufera companiile in prezent ii determina pe multi manageri sa aleaga sa intarzie schimbarea ERP-ului, renuntand si la sarcinile de actualizare si intretinere necesare. Cu toate acestea, aceasta alegere nefericita va duce la multe companii sa sufere probleme de productivitate si competitivitate pe termen mediu.
Din acest motiv, cererea de profiluri instruite sa identifice nevoia de schimbare, sa o conduca si sa propuna cea mai buna solutie de management creste pe zi ce trece.
ERP-ul meu a devenit invechit: simptome principale
Nu este usor sa recunoastem ca trebuie sa ne schimbam ERP-ul. Prin urmare, profesionistul trebuie sa fie pregatit sa identifice principalele simptome ale unei nevoi predominante de schimbare pentru a o comunica clientului.
Principalul simptom este lipsa de agilitate a aplicatiei care afecteaza productivitatea intregii companii. Lucrul cu un ERP invechit iroseste mult timp angajatilor, provocand iritabilitate si frustrare.
Exista si cazuri frecvente de companii care au un program care a fost capabil sa raspunda nevoilor organizatiei pana in acel moment, dar care nu pot aborda noi scenarii, cum ar fi, de exemplu, internationalizarea sau vanzarile pe Internet.
O alta situatie in care se impune modificarea apare atunci cand nu mai sunt lansate versiuni noi ale actualului sistem ERP . Mentinerea invechita a acestei tehnologii va afecta performanta intregii companii.
Conducerea schimbarii programului ERP
Odata ce nevoia de schimbare a fost identificata, aceasta trebuie abordata. Companiile care implementeaza solutii de management trebuie sa aiba profesionisti pregatiti pentru a conduce aceasta provocare. Care sunt principalele faze ale unui proces de schimbare ERP?
Prezentati proiectul companiei client:
Profesionist trebuie sa fie capabil sa vanda clientului proiectul de schimbare, aratandu-i nevoile de inovare si problemele pe care le poate cauza un sistem invechit.
Pe de alta parte, trebuie sa prezentati planul proiectului de implementare cu bugetele corespunzatoare, termenele, etc.
Analiza anterioara a companiei:
Analiza anterioara are loc intr-o etapa pe care o putem defini drept „preimplantare”. In aceasta faza vor fi definite obiectivele, sfera proiectului, nevoile specifice ale organizatiei, resursele necesare acoperirii acestora etc.
Organizatia va trebui analizata amanuntit: forta de munca, cultura de afaceri, procesele etc.
Implica managementul si managementul mediu:
Schimbarea software-ului de management presupune o schimbare a modului de lucru atat pentru lucratori, cat si pentru manageri, care poate genera opozitie. Respingerea managementului mediu si superior este cea mai periculoasa, deoarece aceste cifre pot deveni adevarate obstacole in calea implementarii ERP.
Prin urmare, este necesar sa-i implicam in schimbare, sa aiba sprijinul si opinia lor. Un manager care se considera ignorat sau vatamat poate ajunge sa genereze probleme reale.
Intalneste-te cu principalii manageri pentru a prezenta proiectul si a-i convinge de necesitatea schimbarii.
Are toti lucratorii:
Sprijinul lucratorilor este, de asemenea, esential in procesul de schimbare a software-ului de management. Profesionistul va trebui sa lucreze direct cu personalul, cel putin in ceea ce priveste pregatirea acestora, si este esential ca lucratorii sa inteleaga si nevoia de schimbare.
Incepe schimbarea ERP-ului:
A avea si folosi o metodologie de implementare dovedita, testata si adaptata contextului proiectului este cheia succesului acestuia.
In aceasta etapa vor fi configurate toate modulele de care compania are nevoie si toate datele si documentele vor fi migrate.
In acelasi timp , personalul va fi instruit (in special acei oameni cheie) pentru a-i familiariza cu utilizarea programului.
Liderul schimbarii trebuie sa monitorizeze in mod regulat progresul proiectului de implementare, efectuand audituri pentru a identifica potentiale bug-uri si erori pentru a le remedia inainte ca acestea sa devina probleme.
